Qual a importância e os impactos do planejamento e controle de obras?
Economizar dinheiro e tempo durante a execução da construção é de grande importância. E a melhor forma de conseguir isso é por meio do planejamento e controle de obras.
Eles podem ser definidos como um conjunto de atividades para reunir dados e usá-los para compreender, planejar, prever e influenciar construtivamente o custo e o tempo de um projeto por meio de gerenciamento, ferramentas e comunicação eficazes.
Se você precisa planejar, desenvolver e entregar um grande projeto, deve implementar controles de projeto para permanecer dentro do cronograma em termos de tempo e custo.
No artigo abaixo, apresentamos o que é o planejamento e controle de obras, e quais os impactos proporcionam à construção. Confira!
Compreendendo os controles de obras
Os controles de obras cobrem quase tudo, desde a definição e planejamento do projeto até a execução e conclusão da construção.
Eles auxiliam em todo o ciclo de vida de um projeto. Uma vez que cada projeto envolve diferentes requisitos e objetivos, o uso dos controles do projeto pode variar dependendo da demanda.
Os controles de obras irão ajudá-lo a organizar, abordar e controlar os seguintes componentes do seu sistema de gerenciamento de projetos:
Base de custos
Especifica os custos a serem incorridos pelo projeto, com uma distribuição ao longo do tempo que será coerente com a conclusão das tarefas ao longo do tempo. Isso é muito útil quando se deseja comparar as estimativas com o custo real.
Base de cronograma
Será criada uma linha do tempo com as metas definidas para cada etapa do projeto .
Base de escopo
Formada pelas diversas atividades que compõem o projeto e que possibilita a produção das entregas. A base do escopo permite que o andamento de cada atividade na obra e de cada entrega seja conhecido.
Depois que essas linhas de base forem definidas, é hora de começar a trabalhar no controle do projeto. Obviamente, é muito importante levar em consideração alguns fatores ao fazer isso.
Escopo
Vai controlar as tarefas que deverão ser realizadas por cada integrante do projeto e que o resultado atenda aos requisitos inicialmente estipulados. Sempre que uma tarefa falha em atender a esses requisitos, ela é considerada incompleta.
Prazo
Dentro do controle do projeto, é fundamental monitorar o cumprimento dos prazos acordados. Ressalta-se, neste momento, que o primeiro cronograma é traçado sem considerar margem para riscos.
Isso porque, se essas margens fossem consideradas naquele momento, elas acabariam sendo utilizadas para cobrir outras questões que não são consideradas estritamente como riscos.
Custo
Dois fatores requerem controle a este respeito: o custo total do projeto e o controle financeiro da obra.
Riscos
É importante manter os riscos sob controle porque, em caso de imprevisto, isso terá um efeito imediato no cumprimento das metas do projeto e do prazo de entrega da obra.
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Etapas dos projetos de construção?
Compreender os cinco estágios principais dos projetos de construção é fundamental para gerenciá-los com sucesso. Por isso, todo planejamento e controle de obras deve contar com:
1. Planejamento e Desenvolvimento
Determinar se deve prosseguir com um projeto é a primeira e mais importante parte do processo de construção. Interromper projetos depois de terem começado é caro e, quanto mais eles progridem, maiores se tornam as perdas potenciais.
Estudos de viabilidade, orçamento e ampla contribuição das partes interessadas são os principais desta fase.
Para responder essas perguntas, use uma combinação de percepções da análise de dados robusta e feedback das principais partes interessadas em sua equipe.
A análise fornece aos tomadores de decisão uma perspectiva objetiva sobre o projeto proposto, enquanto uma ampla entrada de membros da equipe pode ajudar a identificar possíveis problemas que, de outra forma, poderiam passar despercebidos.
2. Design
Depois de decidir sobre um projeto, é hora de a criatividade começar a fluir. A fase de design envolve o desenvolvimento de tudo, desde o conceito básico do projeto até plantas detalhadas que mostram o design final.
Seu projeto irá evoluir dos esboços iniciais aos desenhos e especificações acabados, mas cada iteração deve atender aos requisitos do projeto, mantendo o cronograma em mente e os custos sob controle.
Assim que o projeto for finalizado e aprovado, é hora de passar para a fase de pré-construção.
3. Pré-construção
A pré-construção envolve a criação de um roteiro que o guiará durante o processo de construção. Trata-se de construir um plano de jogo para o projeto que mostre a todos o que precisam fazer, quando precisam fazer, como devem realizá-lo e quanto deve custar.
Se todas as partes seguirem o plano e executarem suas funções com perfeição, elas entregarão o projeto no prazo, dentro do padrão e dentro do orçamento.
A pré-construção envolve uma ampla variedade de tarefas críticas. Aqui estão alguns dos mais importantes:
- Defina e aloque recursos
- Configure mini-orçamentos
- Crie cronogramas e prazos
- Distribua tarefas
A avaliação de riscos e o planejamento de contingência também são uma parte importante da pré-construção. As coisas raramente saem como planejado durante um projeto de construção.
Muitas vezes devido a fatores fora de seu controle — então os gerentes de projeto e as partes interessadas devem se preparar para as coisas que vão dar errado.
Quanto mais pró-ativo você for, menos tempo, dinheiro e recursos perderá tentando voltar aos trilhos se e quando ocorrerem soluços no andamento da obra.
4. Aquisições
A aquisição engloba o fornecimento, a compra e o transporte dos materiais e serviços de que você precisa para concluir um projeto.
A equipe de compras e da cadeia de suprimentos devem fornecer informações nos estágios de planejamento para manter os excessos de custo inesperados a um mínimo durante este estágio.
Mesmo assim, alguma volatilidade é inevitável, uma vez que os preços estão sujeitos a mudanças no mercado. Você deve levar em conta esse risco na medida do possível por meio de um planejamento robusto de pré-construção.
Existem vantagens e desvantagens em adquirir materiais de mercados locais, regionais ou globais. A aquisição local pode levar menos tempo, mas pode ter um custo maior, enquanto os materiais menos caros enviados por longas distâncias podem estar mais sujeitos a atrasos e interrupções na cadeia de suprimentos.
Envolva-se em pesquisas completas para que você possa escolher as opções certas para atender aos requisitos orçamentários e permanecer dentro do cronograma.
Escolher quando realizar a aquisição é outra decisão importante. Em vez de concluir a aquisição antes do início do projeto de construção, você pode obter os recursos necessários à medida que o projeto avança para atender aos requisitos em evolução.
Embora essa estratégia forneça flexibilidade adicional, reduza os custos de manutenção e preserve a liquidez, ela corre o risco de atrasos nas remessas ou escassez que podem atrasar todo o projeto. Também o expõe a possíveis aumentos de preços.
Seja qual for a abordagem que você escolher, tente alinhar os pedidos de compra com seu plano de construção e tenha contingências para preservar seu orçamento e cronograma conforme as circunstâncias mudam.
5. Construção
Você fez seu planejamento e controle de obras, todos sabem quais são suas funções e você tem os recursos de que precisa para começar. Agora a construção pode começar.
Toda a sua preparação e planejamento são recompensados nesta fase, ajudando o processo de construção a fluir suavemente e terminar com sucesso.
Mesmo os planos mais completos não podem prever todos os soluços ao longo do caminho, é claro, portanto, o monitoramento e a avaliação regulares do progresso durante esta fase são vitais para se manter no curso.
Quando você precisa fazer ajustes devido a novas circunstâncias ou objetivos, o gerenciamento de mudanças entra em jogo. Os gestores de projeto devem se adaptar conforme necessário, permanecendo dentro dos parâmetros do plano do projeto.
Procure uma solução de gerenciamento de mudanças que possa ajudar a analisar o impacto das mudanças e minimizar seu impacto no projeto.
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Hora de tirar a obra do papel
Como fica claro, o planejamento e controle de obras é de fundamental importância para evitar custos desnecessários, perda de prazos ou outros problemas críticos em qualquer construção.
Ao criar um planejamento, é possível determinar um cronograma, que deverá ser acompanhado ao longo da construção. Caso ocorram atrasos ou imprevistos, nada impede que o planejamento seja ajustado para adequar-se ao novo prazo.
Aqui na M2A Engenharia usamos o planejamento e o controle de obras como premissa em todos os projetos que participamos. Desta forma, damos mais segurança aos contratantes e a certeza que os prazos e custos serão cumpridos.
Espero que tenha gostado do artigo sobre planejamento e controle de obras e quais seus impactos. E para mais segurança e controle de sua obra, conte com a M2A Engenharia. Entre em contato com nossa equipe e veja como podemos lhe ajudar!